E-mail adressen verzamelen voor uw e-mail nieuwsbrief

Eén van de belangrijkste redenen hiervoor is vaak een gebrek aan e-mail adressen in de eigen relatiedatabase(s). Want met de ontwikkeling en realisatie van een succesvolle e-mail nieuwsbrief zijn nu eenmaal kosten en inspanningen gemoeid. En ook al zijn de investeringen vaak vele malen lager (en veel rendabeler) dan bij 'traditionele' communicatiemiddelen, niemand zal graag een e-mail nieuwsbrief schrijven voor slechts een handjevol ontvangers.

Begin met wat u hebt

Het startpunt voor uw e-mail nieuwsbrief activiteiten wordt gevormd door de e-mail adressen die al binnen uw organisatie aanwezig zijn, zelfs als dat er niet veel zijn. Verzamel deze daarom als eerste, maar denk ook aan doelgroepen als toeleveranciers, partners en resellers. Deze partijen hebben er belang bij goed op de hoogte te zijn van de ontwikkelingen binnen uw organisatie en zullen een e-mail nieuwsbrief niet als ongewenst beschouwen.

Biedt in uw eerste en alle volgende e-mail nieuwsbrieven een heldere mogelijkheid tot afmelding, maar zorg er wel voor dat uw eerste actie op dat gebied dusdanig aantrekkelijk en professioneel is dat zo min mogelijk van uw relaties van die mogelijkheid gebruik zullen maken. Een klein aantal afmeldingen is niet te vermijden. Handel deze netjes af, maar concentreer u daarna op de grote meerderheid die uw e-mail nieuwsbrief wél interessant vindt. Want dáár liggen natuurlijk uw kansen.

Ga op strooptocht in de eigen organisatie

Elke organisatie beschikt over veel meer e-mail adressen dan men zelf beseft. E-mail applicaties, adressenboekjes, visitekaartjesmappen en zelfs de 'geheugens' van individuele medewerkers zijn een rijke bron. Eén persoon die zich enkele dagen inspant om deze e-mail adressen boven water te krijgen, haalt al gauw honderden of meer e-mail adressen voor uw e-mail nieuwsbrief op.

Is uw organisatie omvangrijk of verspreid over meerdere vestigingen, stel dan een 'task team' samen dat deze taak in de verloren uurtjes oppakt. Maak er desnoods een kleine competitie van (en koppel er een leuke beloning aan): wie verzamelt de meeste e-mail adressen voor de e-mail nieuwsbrief?

Benadruk bij de betrokken medewerkers dat het hier niet gaat om een 'vervelend klusje', maar om een activiteit die van groot belang is voor uw strategische e-mail marketing doelstellingen. Doe een beroep op hun creativiteit en vasthoudendheid om hun collega's 'achter de broek' te zitten -- ook de altijd lastig bereikbare medewerkers 'op de weg'.

Als directie of management kunt u het task team bovendien enorm helpen: attendeer uw voltallige personeel met een memo of e-mail dat zij door een collega zullen worden benaderd met het verzoek e-mail adressen te verstrekken en wijs op het belang en de noodzaak van hun collegiale medewerking.

Bel bestaande relaties na

Advies 2 levert u snel en concreet resultaat op als het gaat om het verzamelen van e-mail adressen die wel aanwezig zijn binnen uw organisatie, maar nog niet centraal vastgelegd. Toch zult u hierna concluderen dat er nog talrijke relaties zijn die u graag via uw e-mail nieuwsbrief wilt benaderen maar waarvan niemand in de eigen organisaties over een direct e-mail adres beschikt. Denk bijvoorbeeld aan de vele 'info@bedrijfsnaam.nl' adressen in uw database, waarmee u (misschien) wel de receptioniste of telefoniste van uw relatie bereikt maar niet de beslisser die u eigenlijk op het oog heeft.

Hoe lost u dit op? Simpel: bel uw bestaande relaties op en vraag naar hun e-mail adres. Ja, dit kan een intensieve klus zijn, maar het levert wel direct en snel resultaat. U benadert uw relaties immers persoonlijk en vraagt hen keurig toestemming voor het toezenden van uw e-mail nieuwsbrief. Vergeet niet: als u advies 2 al heeft uitgevoerd beschikt u al over één of medewerkers die inmiddels gepokt en gemazeld zijn in het 'lospeuteren' en effectief registreren van e-mail adressen (hoewel er ten aanzien van externe relaties natuurlijk wel een wat andere benadering zal moeten worden gekozen).

Wederom kunt u als directie of management het pad effenen voor uw task team. Bijvoorbeeld door middel van een eenvoudige, persoonlijke brief aan de betreffende relaties waarin u hen op de hoogte stelt van het feit dat zij binnenkort worden gebeld.

Maak van uw medewerkers actieve e-mail adressen verzamelaars

Elk telefonisch contact, elk kennismakingsgesprek en elk ontvangen visitekaartje is een kans op een nieuwe abonnee voor uw e-mail nieuwsbrief. Communiceer dit feit naar al uw medewerkers en onderstreep het belang van uw e-mail nieuwsbrief. Zorg ervoor dat zij nieuwe relaties (of nog niet ingeschreven bestaande relaties) altijd vragen of zij uw e-mail nieuwsbrief willen ontvangen.

Met name voor medewerkers die dagelijks contact hebben met klanten, prospects en suspects moet deze vraag een automatisme zijn. Een gedreven verkoopmedewerker zal dit geen enkel probleem vinden: naast de eigen contactmomenten worden zijn verkoopkansen vergroot door de centrale e-mail marketing strategie en vroeg of laat zal de subscriber daardoor zijn weg naar uw organisatie weten te vinden.

Belangrijk is een eenduidige en efficiënte procedure om verzamelde e-mail adressen in te voeren. Drukke sales medewerkers hebben geen tijd of zin om tijdrovende 'administratieve' handelingen te verrichten. Benoem één of enkele medewerkers tot 'inlever- en invoerpunt' voor verzamelde adressen. Of creëer een (afgeschermde) websitepagina waar medewerkers adressen eenvoudig kunnen invoeren, waarna deze automatisch op de e-mailinglist terecht komen. Of beter nog: doe het allebei.

Elk mailtje is een kans op een nieuwsbriefabonnee... of meerdere!

Dagelijks verstuurt uw organisatie honderden of zelfs duizenden e-mailtjes. Vaak worden deze e-mailtjes afgesloten met een standaard 'handtekening' met de gegevens van de afzender en uw bedrijfsgegevens. Wat is makkelijker dan het toevoegen van een zinnetje waarin wordt opgeroepen tot inschrijving op bijvoorbeeld uw e-mail nieuwsbrief en een link naar uw online inschrijfformulier? Bovendien wordt e-mail ontzettend vaak doorgestuurd. En zo kan ieder mailtje dat uw organisatie verlaat bij meerdere mensen onder ogen komen... en dus ook de inschrijfmogelijkheid voor uw e-mail nieuwsbrief.

Kies voor een actieve benadering van klanten en prospects

Heeft u zoveel relaties in uw databases dat nabellen te tijdsintensief dreigt te worden? Overweeg dan een 'papieren' mailing. Zet daarbij alle 'ramen en deuren' wijd open en biedt ontvangers meerdere mogelijkheden om zich in te schrijven voor uw e-mail nieuwsbrief:

• Print een antwoordfaxformulier op de achterzijde van uw mailing.
• Stuur een antwoordkaart mee (gebruik een antwoordnummer.)
• Vermeld een telefoonnummer dat voor inschrijvingen en vragen kan worden gebeld.
• Communiceer duidelijk het adres van uw website waar men zich kan inschrijven voor de e-mail nieuwsbrief.

Kortom: maak het uw relatie zo gemakkelijk mogelijk.

Kies voor een actieve benadering van nieuwe doelgroepen

Naast klanten en prospects kunnen ook nieuwe doelgroepen worden benaderd en 'verleid' om zich in te schrijven voor uw e-mail nieuwsbrief. Bedrijfs-, adres- en contactpersoons-gegevens, al dan niet geselecteerd op voor u relevante criteria, kunnen hiervoor worden gekocht bij gerenommeerde leveranciers van business-to-business en business-toconsumer adressenbestanden. Net zoals u uw bestaande relaties een papieren mailing kunt sturen, kunt u dat ook doen naar bedrijven waarvan u de adressen aanschaft. Bedenk echter wel dat u iets 'extra's' zult moeten bieden: de ontvanger van de mailing kent u immers niet, of hooguit van naam. Later meer over hoe u ook deze doelgroepen toch kunt prikkelen zich in te schrijven.

E-mail adressen kopen: het kan, maar pas op...

Meer en meer adressenleveranciers bieden ook bestanden met e-mail adressen aan, zij het in beperkte mate. Overweegt u om op deze manier e-mail adressen te verkrijgen, dan moet u zich een aantal zaken realiseren:

• Het is in Nederland bij wet verboden om ongevraagde, commerciële e-mail uitingen te verzenden naar doelgroepen waarmee u geen aantoonbare klantrelatie heeft. Biedt een adressenleverancier particuliere of zakelijke e-mail adressen aan, dan zult u moeten verifiëren dat het om zogeheten 'opt-in adressen' gaat: de betreffende persoon heeft ooit toestemming verleend voor het toesturen van commerciële e-mailings.
   
• Hoewel u dus opt-in e-mail adressen kunt kopen (of huren) moet u zich daarbij een belangrijke vraag stellen: hoe waardevol zijn dergelijke e-mail adressen voor u? Het gaat hier immers niet om personen die specifiek in u, uw dienst of uw product zijn geïnteresseerd: zij hebben ooit hun toestemming aan een soort 'makelaar' verleend, niet aan u! Bent u bereid tientallen euro-centen (of meer) te betalen per e-mail adres terwijl de kans groot is dat de eigenaar daarvan zich al bij uw eerste e-mailing afmeldt?
   
• Kent u ze? Die obscure aanbiedingen op internet of via (inderdaad: ongewenste) e-mail van 'CD met miljoenen e-mail adressen nu voor slechts € 99,95'. Maak er geen gebruik van. Verwen uzelf met een paar mooie muziek-CD's, tracteer de hele afdeling op vorstelijk gebak of ga lekker uit eten met uw partner of een zakenrelatie... maar besteedt uw goede geld niet aan dat soort ellende. Want ellende, dat is wat u over zich afroept als u per ongeluk toch voor de verleiding zou bezwijken.

Maak van uw website een effectieve 'subscriber collector'

We noemden al verschillende malen het inschrijfformulier op uw website, ook wel 'opt-in box' genoemd. Dit instrument gewoonweg niet ontbreken. U kunt er in al uw online en offline communicatie-uitingen naar verwijzen en natuurlijk wilt u ook spontane bezoekers van uw site er altijd toe verleiden zich in te schrijven voor uw e-mail nieuwsbrief. Verstop deze inschrijfmogelijkheid dan ook niet achter onduidelijke links of (alleen) op uw contact-pagina.

Geef uw sitebezoekers op meerdere 'strategische' momenten tijdens het sitebezoek de mogelijkheid zich in te schrijven. Direct op uw homepage, om maar eens mee te beginnen, maar ook in uw 'Nieuws-sectie' en natuurlijk uw contact-pagina. En schroom niet om uw bezoeker bij het verlaten van uw site een pop-up te laten zien met alsnog een inschrijfmogelijkheid. Uw bezoeker is immers al bijna 'weg' en komt misschien nooit meer terug. Wat heeft u te verliezen met een laatste, ultieme poging?

Beloon uw subscribers!

Waarom zouden mensen zich inschrijven voor uw e-mail nieuwsbrief? Uiteraard omdat u interessante onderwerpen aansnijdt -- waarbij u een goede mix dient te vinden tussen de interesses van uw doelgroepen en uw eigen commerciële communicatiebelang. Maar u kunt uw doelgroepen ook een 'bonus' beloven en geven zodra zij zich inschrijven.

Doe dit in digitale vorm, bijvoorbeeld een mooie screensaver, desktop-wallpaper of een PDF-document met nuttige en waardevolle informatie uit uw vakgebied (u leest nu zo'n document). De beloning kan direct na inschrijving worden gedownload van uw site. Een dergelijke digitale 'incentive' kost u slechts een eenmalige (tijds)investering en kan onbeperkt worden weggegeven.

Vraag niet meer informatie dan strikt noodzakelijk is

Van een subscriber op uw e-mail nieuwsbrief hoeft u in eerste instantie in principe maar één ding te weten: zijn of haar e-mail adres. Natuurlijk is het prettig als u wat meer weet, bijvoorbeeld een naam, functie en telefoonnummer. Maar dit zijn gegevens die u altijd later nog kunt achterhalen of die zelfs vanzelf naar u toe zullen komen, als u via uw regelmatige e-mail nieuwsbrief een band met de subscribers heeft opgebouwd en zij gaan reageren en responderen op uw e-mail nieuwsbrief.

Streef er dus niet naar om meteen alle contactinformatie van een subscriber te weten te komen: u maakt het zichzelf nodeloos ingewikkeld en het zal de groei van uw e-mailinglist alleen maar remmen. Dit gegeven is met name belangrijk voor de manier waarop u de inschrijfmogelijkheid op uw website inricht. Het is bewezen dat minder mensen zich inschrijven voor e-mail nieuwsbrief, naarmate er meer informatie van hen gevraagd wordt.

Ga maar na: zou u zichzelf inschrijven voor een nieuwsbrief als er behalve uw e-mail adres ook nog gevraagd werd naar uw voor- en achternaam, functie, bedrijfsnaam, telefoon, fax, vestigingsadres, postadres? Waarschijnlijk haakt u bij het derde of vierde invoerveld af, als u dat al niet spontaan doet bij de aanblik van die hele invul-exercitie.

De boodschap is dus: hou het simpel en hou het laagdrempelig. Vraag in eerste instantie niet meer dan een e-mail adres en eventueel een voor- en achternaam. Uw kans komt nog wel en sneller dan u denkt.

Communiceer uw privacy & e-mail policy

Stel: een bezoeker van uw site is geïnteresseerd in uw bedrijf, uw producten of uw diensten en wil daarover graag op de hoogte gehouden worden door middel van uw digitale nieuwsbrief. Hij heeft zijn e-mail adres al ingevuld op uw inschrijfpagina en staat op het punt om op de 'verzend'-knop te klikken, maar dan aarzelt hij... Want wat gebeurt er met zijn e-mail adres nadat hij dat aan u beschikbaar heeft gesteld?

Een helder geformuleerde 'privacy & e-mail policy' kan op dat moment het verschil betekenen tussen een subscriber meer of minder. Toon daarom in de directe omgeving van uw inschrijfformulier altijd een duidelijk zichtbare link naar dit onderwerp. Alleen al het feit dat die link er staat zal de potentiële subscriber geruststellen. En als hij eenmaal gelezen heeft dat...

• u zijn gegevens onder geen beding aan derden beschikbaar zult stellen,
• hij zich te allen tijde op eenvoudige wijze kan afmelden via uw website
• en dat die mogelijkheid in elke e-mail nieuwsbrief zal worden geboden

... zal hij zich met een gerust hart inschrijven voor uw e-mail uiting.

Wees creatief!

Tijdens het lezen van 'Twaalf adviezen om uw e-mailinglist snel op te bouwen en uit te breiden' zult u zelf ongetwijfeld op nieuwe ideeën zijn gekomen....

• Laat bij beursdeelname elke bezoeker aan uw stand zijn of haar visitekaartje in een 'opt-in-hoge-hoed' deponeren en organiseer aan het einde van de dag een prijstrekking.
   
• Bedruk de achterkant van de kaartjes van uw verkoopteam met een tekstje vergelijkbaar met het tekstje in al uw uitgaande email (zie advies 5).
   
• Leg bij uw postkamer een stapel lichtgewicht 'opt-in flyers' neer die zonder extra portokosten eenvoudig met de facturen kunnen worden meegezonden en ontdek dat u zelfs via uw 'minst sympathieke post' lezers voor uw e-mail nieuwsbrief kunt winnen.

U ziet het: met een beetje creativiteit kunt u zonder veel moeite of kosten elk communicatiemoment of -middel aangrijpen voor de werving van nieuwe subscribers voor uw e-mail nieuwsbrief. Plan een brainstorm met een paar collega's en ga er een uurtje voor zitten: we garanderen u dat de ideeënstroom snel op gang zal komen.